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Administrativo TOPO

A área administrativa é o canal entre você, a CMS e suas demais áreas.  Seu primeiro contato será através dela, podendo contratar todos os serviços prestados com um diferencial:  “o compromisso com o cliente”. Tudo que fazemos está baseado numa ética de trabalho profissional e de vida para lhe atender de maneira ágil e eficiente.

Nosso compromisso é fruto de parcerias entre a CMS e seus clientes e se estende aos fornecedores e contatos. Oferecemos incentivos aos novos negócios para que estes se solidifiquem de maneira a obter crescimento sustentável, assim trabalhamos para que haja completa interação entre a contabilidade e a sua empresa.

O feedback é primordial para o nosso sucesso e as áreas - Administrativo/Financeiro, Contábil, Fiscal, Pessoal, jurídico e Registro/Expedição - estão prontas a atendê-los garantindo a maior satisfação possível.

Para tanto nos colocamos à sua inteira disposição e com certeza podemos dizer nesses mais que 15 anos de mercado: Conte conosco, estamos aqui para lhes servir.

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5 PRINCIPAIS ERROS NA ADMINISTRAÇÃO QUE LEVAM AS EMPRESAS A FECHAREM AS PORTAS

Pesquisa apontou 5 erros mais cometidos pelos micro e pequenos empresários na gestão de seus negócios:

1 - Formação do fluxo de Caixa;

2 - falta de organização de documentos;

3 - contratação de crédito; 

4 - não separar as contas da empresa das contas pessoais;

5 - Falta de observação das obrigações acessórias que consiste na transmissão de informações ao fisco. A matéria veiculada por Marques no DC - Diário do Comércio com publicações para os dias 12 a 14/07/2008, ressalta que o descumprimento de uma simples obrigação acessória com a SEFAZ - Secretaria Estadual da Fazenda, quanto aos erros de controle de estoques, pode acarretar multas de até R$ 8 mil. (MARQUES, 2008).

Outra pesquisa publicada pelo SEBRAE (2009), também relacionada a dificuldades na gestão das micro e pequenas empresas, apontou que metade delas falecem no curto prazo.

 Um dos principais problemas das pequenas e micro empresas brasileiras é a sua vida curta. Levantamento do Sebrae, feito entre 2000 e 2002, mostra que metade das micro e pequenas empresas fecha as portas com menos de dois anos de existência. A mesma entidade levantou o que seriam as principais razões, segundo os próprios empresários:

1 - A falta de capital de giro foi apontado como o principal problema por 24,1% dos entrevistados;

2 - seguido dos impostos elevados (16%),

3 - falta de clientes (8%);

4 - e concorrência (7%). (SEBRAE 2008).

Todas essas questões são precípuas para que os administradores zelem para não cometer esses mesmos erros, para que não passem a fazer parte das estatísticas aqui apontadas. É exatamente nesse sentido que a CMS trabalha junto a você de forma a minimizar tais problemas para que seu negócio seja o nosso sucesso. Faça contato, estamos aquí para serví-los.

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Contábil TOPO

A Área Contábil é responsável pela escrituração dos documentos e elaboração de relatórios que auxiliem no gerenciamento da entidade, tais como:

  • Escrituração de livros contábeis/comerciais (Livro Diário, Razão e Livro Caixa): organização, classificação e processamento dos documentos contábeis de acordo com as normas vigentes;
  • Plano de contas adequado a entidade;
  • Demonstrações financeiras: elaboração de balancetes (mensais, trimestrais e anuais) e Demonstrações de Resultados observando os princípios contábeis e normas dos Conselhos de Contabilidade;
  • Análise de consistência de saldos contábeis: conciliações e composições das contas contábeis;
  • Levantamento e manutenção de controle patrimonial (bens patrimoniais);
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PRAZO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS

Observar sempre os prazos contratuais, para envio e recebimento de documentos.

Ø Parágrafo 2º da Clausula Primeira – Até o dia 05 do mês seguinte ao da movimentação os documento deverão ser enviados a contabilidade, e esta terá até o dia 20 do mesmo mês para devolvê-los devidamente escriturados.

 


DOCUMENTOS A SEREM ENVIADOS À CONTABILIDADE:

Ø Extrato bancário relativo ao 1º até o ultimo dia do mês, de todas as contas correntes, aplicações, poupanças, etc.

Ø Todas as Notas Fiscais emitidas, operações com Cartão de Crédito e informação das NF´s canceladas.

Ø Todas as Notas Fiscais de serviços tomados, compra, etc.

Ø Todos os cupons fiscais e recibos de compra, pagamento de salário, autônomo, adiantamento e pró-labore devidamente datado e assinado, inclusive relatório de vencidos e não pagos.

Ø Cópias de cheques, Informações de cheques de terceiros devolvidos.

Ø Movimento de caixa

Ø Movimento de receita

Ø Contribuições trabalhistas / Sindical, Confederativa e Assistencial

Ø Guia de impostos e contribuições pagas, tais como: IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) , TFLF (Taxa de Fiscalização, Localização e Funcionamento), etc.

Ø Comprovante de pagamento da GPS (Guia da Previdência Social)

Ø Comprovante de pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)

Ø Comprovante de pagamento de PIS (Programa de Integração Social)

Ø Comprovante de pagamento de COFINS ( Contribuição para Financiamento da Seguridade Social)

Ø Comprovante de pagamento de IRPF ( Imposto de Renda de Pessoa Física) .

Ø Comprovante de pagamento do Simples Nacional. CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Liquido), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços), ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), e IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) 

Ø Comprovante de pagamento de retenção de PIS / COFINS / CSLL /IR

Ø Recibo de pagamento de salário, sustento, férias, décimo terceiro e rescisões, devidamente datados e assinados.

Ø Recibo de aluguel

Ø Comprovante de pagamento de honorários contábeis

Ø Demais comprovantes de despesas, tais como: água, energia elétrica, telefone, correios, frete, condomínio, vale transporte, vale alimentação, material para escritório, doações, etc.

 Obs.: As notas fiscais de prestação de serviços, compras e documentos vincendos além do mês de emissão deverão ser enviados dentro do próprio mês, para que haja a provisão dos pagamentos futuros pela contabilidade.

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Fiscal TOPO

O Departamento Fiscal é responsável pelo registro das notas fiscais de vendas, compras e serviços, elaboração e transmissão das declarações exigidas pela legislação, além do cálculo dos impostos e emissão de guias. Observando sempre as alterações ocorridas na legislação e orientando quanto a preservação do arquivo fiscal das empresas. Busca trazer segurança e suporte aos clientes, quanto às questões fiscais e auxilia os clientes como proceder em uma eventual fiscalização.

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Pessoal TOPO

O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial atenção, seja pela peculiar condição da relação entre a empresa e seus empregados ou pela exigüidade de prazos para a execução das muitas rotinas envolvidas, aliados as severas multas quando de sua não observância.

Outra questão de enorme importância é quanto ao aspecto das várias fontes da legislação que norteiam a matéria. Além da própria CLT e de vários outros Regulamentos específicos, sempre deverá ser verificada a Convenção Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto porque, na maioria das vezes, são assegurados direitos e vantagens,  bastante variáveis de uma para outra categoria de trabalhadores.  

Evidentemente, por tudo isto, as considerações aqui expressas não esgotam o assunto. Para tanto o departamento de pessoal foi criado para esclarecer suas duvidas, minimizando erros decorrentes da inobservância destas questões.

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Registro TOPO

É responsável pela legalização das entidades nos padrões preestabelecidos pelos órgãos competentes que contemplam a regulação jurídica entre entidade e o fisco, mantendo sempre atualizados os cadastros perante esses órgãos.  Esta área trata das:

  • Constituições,
  • Alterações,
  • Baixas/Extinções,
  • Certidões Negativas de Débito,

Renovações de licenças em geral de sua instituição.

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RECONHECIMENTO DE IMUNIDADE TRIBUTÁRIA. O QUE É?

Análise feita pela administração tributária com elaboração de parecer e despacho conclusivos relativos ao enquadramento ou não das instituições como igrejas, instituição de educação ou de assistência social, requerentes nas regras previstas na Constituição Federal para a concessão da imunidade tributária relativa aos impostos municipais.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

- Cópia da ata de constituição da entidade e alterações posteriores.

- Cópia da ficha de inscrição cadastral - FIC (inscrição municipal).

- Cópia dos balanços patrimoniais dos últimos 5 anos ou a partir da data de início das atividades.

- Cópia dos demonstrativos de resultados de exercício do mesmo período,

- Cópia do termo de abertura do livro diário ou do livro caixa registrado.

- Apresentar cópia da certidão de registro recente (até 90 dias) dos imóveis relacionados.


PROCESSO DE ALTERAÇÃO DE INFORMAÇÕES PERANTE A RECEITA FEDERAL

Todas as alterações de informações referentes ao CNPJ devem ser informados a Receita Federal, tais como:

- Alteração do Responsável (normalmente o presidente ou sócio),

- Alteração de Endereço,

- Alteração de nome, etc.


PROCESSOS DE REGISTRO E ALTERAÇÕES DE ATAS E ESTATUTOS EM CARTÓRIO

a) Ata e/ou Estatutos em três vias, devidamente assinadas, pelo secretário e/ou presidente.

b) Lista de presença assinada pelos participantes da reunião.

c) Lista de eleitos quando na Ata não constar os mesmos.

d) Requerimento ao Cartório assinado pelo Presidente.

e) Termo de Convocação assinado pelo presidente anterior com no mínimo oito (8) dias de antecedência à data da reunião.

Observações

- Não citar nas atas outras que não tenham sido registradas;

- Especificar o prazo do mandato ou da eleição;

- Fundamente as atas, sempre que possível, com os artigos do Estatuto Registrado da Igreja ou Associação.


PROCESSOS DE ABERTURA DE EMPRESAS

Documentos necessários para abrir uma empresa na forma de Sociedade ou Firma Individual:

- Cópia do IPTU do imóvel atualizado

- Cópia autenticada do RG dos sócios

- Cópia autenticada do CPF dos sócios

- Cópia do comprovante de endereço dos sócios (Água, luz ou telefone atualizado).

- Número do Título de eleitor

- Comprovante de endereço da empresa (contrato de aluguel ou IPTU)

- Lista com a qualificação completa do empresário e dos sócios (nome, nacionalidade, naturalidade, data de nascimento, profissão, estado civil, endereço completo, identidade e CPF)

- Lista com os possíveis nomes da empresa

- Descrição das Atividades que serão exercidas

- Documentação solicitada na Consulta de viabilidade conforme atividades exercidas

  • INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS

- Capital Social

- Participação dos sócios no capital, no caso de sociedade

- Forma de administração pelos sócios, conjunta ou isoladamente.

  • Processo de Alteração Contratual
    • Informação Necessária

- Alteração contratual que será registrada

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